ワークフォースマネジメントとは？

ワークフォースマネジメント（WFM）とは、企業が人材やリソースを適切に配置し、勤怠を管理しながら、絶えず変化する職場の規制や法令に対応していくためのプロセスを指します。これらのプロセスの最終的な目標は、企業内の優先事項を明確にし、起こりうる課題を予測することです。これにより、課題が生じる前に対策を講じることができ、生産性の向上とリスクの軽減につながります。

最先端のソフトウェアにワークフォースマネジメント機能を組み込むことで、企業は従業員との関係を強化し、顧客サービスを向上させ、財務面にも良い影響をもたらすことができます。

ワークフォースマネジメントソリューションにはどのような特徴がありますか？

ワークフォースマネジメント機能を備えたソフトウェアは、企業が蓄積してきた過去のデータとAIを組み合わせることで、必要な人員を事前に予測できるよう支援します。従業員の勤怠や労働時間の管理、想定される状況に最適なシフトの作成といった業務を自動化できます。それぞれの機能について、詳しく見ていきましょう。

• 人員需要の予測
  天候から顧客需要まで、必要な人員数を左右する要因は多岐にわたるため、予算内に収めることは容易ではありません。WFMソリューションを使えば、起こりうるシナリオをシミュレーションし、人員の過不足が生じる事態を事前に把握できます。

• シフトの作成
  ワークフォースマネジメントソリューションを導入すれば、シフト作成を自動化し、デジタルに管理できます。企業はスキルや経験などの条件をもとに、対象となる従業員を絞り込んで選定できます。また、従業員同士でシフトを交代したり、事前に対応可能時間の情報を共有したりできるため、人手不足の解消にも役立ちます。

• 勤務時間管理
  オンラインタイムシートやタイムレコーダーなどの記録手段から、勤務時間に関する情報を直接取得することで、WFMソリューションは給与計算を効率的かつ正確に行えるよう支援します。

• 休暇・休職管理
  WFMソフトウェアを使えば、有給休暇か長期の病気休暇かを問わず、休暇・休職の状況を簡単に把握できます。

• 時間外勤務管理
  時間外勤務の管理を支援する機能により、時間外勤務が発生した場合や、従業員がマネージャーの許可なく追加で勤務しようとした場合に、企業へアラートを通知できます。この機能は、給与に関するコストのバランスを保ちながら、追加の勤務時間を公平に振り分けるのに役立ちます。

• データとアナリティクス
  カスタムダッシュボードにより、必要に応じてシフトの変更内容をリアルタイムで簡単に確認できます。また、多くの製品では、さまざまな指標にわたる長期的な傾向を把握するためのレポート作成も可能です。

• コンプライアンス対応
  クラウドベースのソフトウェアソリューションなら、常に最新の状態に維持できるため、組織もワークフォースマネジメント関連の法令へのコンプライアンスを維持しやすくなります。タイムカードの証跡を作成できる機能は、トラブルが発生した際に役立ちます。

• モバイルでのアクセス
  WFMソリューションのモバイルアプリ版を使えば、企業はシフトの空きをすばやく埋めたり、シフト計画を変更したりできます。予定は急に変わることがありますが、従業員が予期せず勤務できなくなった場合でも、アプリを使えば人員を確保しやすくなります。

ワークフォースマネジメント：そのメリットとは？

優れたワークフォースマネジメントソリューションのプロバイダーは、自社の幅広いソリューションの中から、企業の課題や目的に最も適したものを提案します。適切なソリューションを導入することで、以下のような効果が期待できます。

• 人件費の最適化
  需要に応じた適切な人員配置を支援するテクノロジーにより、過剰な人員配置や時間外勤務を抑え、労務コストの最適化につなげます。一部の高度なWFMソリューションでは、シフト作成の段階で人件費や予算への影響を確認できます。

• 給与計算の精度向上
  勤務時間を分析し、社内の時間外勤務の傾向を把握できるワークフォースマネジメントソフトウェアを活用することで、手入力によるヒューマンエラーを大幅に削減できます。

• 生産性の向上
  勤怠や労働時間に関するデータを、企業規模、業種、地域などが類似する他社と比較できます。 類似企業のパフォーマンスが自社を上回っている場合には、改善に向けたアクションを検討するきっかけになります。

• よりスマートなシフト作成
  多くのワークフォースマネジメントソリューションには、人員不足を管理者に通知する機能が備わっています。これにより、必要な人員を迅速に補い、シフト運営を円滑に進めることができます。また、WFMソフトウェアでは、職種、部門、地域などの条件を踏まえてシフトを作成できるため、重要な要素を考慮した人員配置が可能になります。

• コンプライアンスリスクの低減
  休暇の付与、割り当て、残日数管理を自動化するワークフローにより、従業員の休暇管理をよりスムーズに行えます。また、記録管理機能は、監査対応時にも役立ちます。

労務コスト管理の枠を超え、ワークフォースのパフォーマンスを最適化しましょう

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ワークフォースマネジメントがFirst Watch社にもたらした効果

フロリダ州に本社を置くレストランチェーン、First Watch社は、太陽の位置から着想を得たコンセプトのもと、朝食、ブランチ、昼食を提供しています。同社は全米約30州で400店舗を展開し、従業員数は10,000人にのぼります。

従業員の70％以上がADPモバイルアプリを日常的に利用していることがわかりました。そこで、このアプリを活用して従業員とのつながりを維持し、従業員にとって有益な情報を発信することで、確かな接点を築いています。

Laura Sorensen氏、
First Watch Restaurants Inc.
最高人事責任者

同社が直面していた課題

• 新型コロナウイルス感染症の流行下で、従業員との連絡手段を維持することが困難だった。
• 新型コロナウイルス感染症の流行下で、給与データへの迅速なアクセスと、給与支払いへの対応が課題となっていた。
• 従業員エンゲージメントを高め、質の高い業務遂行を促進する必要があった。
• DE&Iに関する意思決定を、データに基づき戦略的に行う必要があった。

ADPが提供したソリューション

• ADP WFMソリューションのモバイルアプリを提供し、従業員にタイムリーな情報を届けることで、エンゲージメント向上を支援した。
• また、ADPモバイルアプリにより、従業員が自身の給与データに迅速にアクセスできるようにした。
• StandOutを活用することで、First Watch社はエンゲージメントの状況を把握・向上させ、より優れた業務遂行を支援できるようになった。
• ADPはDataCloudソリューションを導入し、同社の事業運営と意思決定に役立つDE&Iデータを提供した。