給与計算サービスに切り替える6つのメリット

社内で給与計算を処理するのに苦労していますか？期限までにコンプライアンスを確保できなかったために高額な罰金を科され、収益や市場での評判が損なわれることが心配ですか？社内で給与計算や人事のプロフェッショナルを採用してトレーニングを行い、定着させるのに十分な時間、予算、リソースがなかったり、複雑な給与計算よりも事業の成長に注力したいと思ったりしていませんか？そのいずれかに該当するなら、今こそプロフェッショナルな給与計算サービスを提供してくれる外部の業者を探すときです。

給与計算サービスとは？

給与計算サービスとは、社内での給与計算処理を望まない企業に代わって、サードパーティが行う幅広い活動のことです。こうした活動には、従業員の給与の計算、給与明細の処理、年末調整の実施、税金などの必須の控除のほか、正確な記録の維持、関連当局との税金と社会保険の処理の調整も含まれます。自社でどの程度の部分を管理したいかによって、一部またはフルマネージドのいずれかの給与計算サービスモデルを選択できます。このアプローチの良いところは、自社の具体的な要件に合った給与計算ソリューションを利用して、サポートの範囲を拡大・縮小できることです。

給与計算サービスのメリット

こうした業務を専門家に委託することでさまざまなメリットが得られますが、ここでは主な6つのメリットをご紹介します。

1. 給与計算プロセスを合理化して生産性を向上させる

   
   社内の大規模なチームに投資しなくても、最適な従業員、プロセス、テクノロジーを活用できます。自らの関与は最小限に抑えながら、生産性を保ち、給与計算プロセスを円滑に進められるのです。[1]つのプラットフォームにHCMに関する開示の基本情報を集約し、複数の給与計算ソリューションを統合して管理します。これで膨大な時間を節約でき、グローバルな給与計算プロセスの70％の自動化が可能になります。給与計算の日常的な管理に煩わされずに済むのなら、何にエネルギーを注げるか想像してみてください。
   
   また、特に優れた給与計算ソフトウェアはクラウドベースのシステムを使用するため、ソフトウェアの接続・自動化により間違いを削減できます。給与計算においては計算や納税に関するミスが特に多く、しかもこうしたミスは高額な負担を招くため、ビジネスに大きな影響をもたらします。給与計算を最適化する大きなメリットは他にもあります。[2]正確なデータやレポーティング用の洞察にアクセスしやすくなるため、チームがより多くの情報に基づいて戦略的決定を下すのに役立つことです。
   
   また、給与計算をクラウドベースで自動化することで、従業員がセルフサービスを使えるようになります。自分のモバイルデバイスを使って給与明細などの従業員情報の更新や確認を行えるため、給与計算スタッフが（社内か社外かを問わず）絶えず寄せられる管理関連の問い合わせ対応から解放されます。これにより、チームはより戦略的な活動に集中できるため、事業の成長につながります。
   
   

2. 人事と給与計算を統合してレポーティングを強化する

   
   先ほど時間について言及しましたが、1つのレポートを作成するためだけに、いくつもの異なるシステムからのログインとログアウトを繰り返していませんか？ここで重要となるのが統合です。給与計算をクラウドベースで自動化すると、一元化されたプラットフォームからアクセスできます。つまり、上層部へのプレゼンに向けて最新のデータを調べなければならないときでも、すばやく確認できるのです。さらに、人事、給与計算、エンタープライズリソースプランニング（ERP）システムを完全に統合すれば、誰もが全体像を把握できるようになります。
   
   今お話しているのは、お客様と一緒に成長する、スケーラブルなモジュール式の給与計算システムです。より幅広い従業員管理のニーズに応えながら、高いコスト効率で規模を調整できます。より多くの優秀な人材を惹きつけることに注力したいとお考えの方や、新しい採用戦略を立てるにあたって労働力に関する洞察を必要としている方もいるでしょう。あるいは、リモートで働くスタッフが大多数を占める中、事業全体で勤怠管理を行う必要に迫られている方もいるかもしれません。その解決策は、まず給与計算サービスの利用を開始し、必要に応じて人事、時間、人材、その他のモジュールを追加することです。
   
   

3. キャッシュをコントロールしてレジリエンスを高める

   
   ADPの調査によれば、調査対象者の97％は給与計算に関する情報をコスト管理戦略における主要な検討事項と考えています。[3]そのため、適切な給与計算サービス業者を選べばコストを抑えられるだけでなく、コスト管理の良い出発点にもなるのです。特に給与支払いが最大で企業支出の60％を占めている今日、給与計算の正確性の向上はお客様にとっても有益です。[4]
   
   給与計算においては、数字が正しいと自信を持って言える正確性を確保する必要があります。たった1つのエラーでも、給与計算の遅れやスタッフの不満につながる場合があります（こうしたことが定期的に起これば、離職を選ぶスタッフが出てくるかもしれません）。給与計算を最適化・デジタル化すれば、個々の支払いを何度も行う必要がなくなり、給与計算業者への定期的な支払いだけで済むため、支出管理がシンプルになります。さらに、特に優れた給与計算サービス業者であれば、常にコンプライアンスを確保できるようにソフトウェアを自動的に更新してくれます。そのため、納税申告の遅れや誤りによって予期せぬ出費やペナルティが発生することもありません。
   
   

4. 人材を大切にし、ブランド力を高める

   
   評判の良い給与計算サービス業者と提携すると、格上の会社との競争で有利になります。業者のクライアントネットワークを通じて、市場をリードする福利厚生や育成プログラムを利用できるようになるからです。支払いが正確かつ期日どおりに行われ、情報にアクセスしやすくなれば、従業員の貢献意欲も高まるかもしれません。評価の高いスタッフが離職し、新たに補充するとなるとコストも時間もかかるため、これは朗報と言えるでしょう。
   
   さらに、給与計算と人事のソフトウェアを統合すれば、トランザクションの効率化だけでなく、より総合的な人的資本管理ソリューションが実現します。社内での各チームによる共同作業が促進されるとともに、マネージャーは実績のモニタリングやスマートデータへのアクセスを容易に行えるようになります。すべての関係者の仕事が円滑になり、自分でも気づかないうちに、雇用主としてのブランドが確立していくのです。
   
   

5. 変化の激しい環境でリスクを最小化する

   
   新たな規制が増える一方で、ADPのコンプライアンスのエキスパートたちは2020年3月以降、169,000時間（96年）を新型コロナウイルス関連の規制対応に費やしました。[5]給与計算サービス業者からプロフェッショナルなサポートとアドバイスを受け、ビジネスを円滑化し、負担を軽減しましょう。
   
   ただし、コンプライアンスは形式的な確認作業という単純なものではなく、その意味するところは多岐にわたります。会社の採用慣行が差別的だという懸念がありますか？職場の健全性と安全の改善が強く求められていますか？従業員と会社の双方が確実に納税の義務を果たすようにしたいですか？給与計算サービス業者による堅実なカスタマーサービスは、お客様のリスクを低減し、これらの問題に対処するでしょう。
   
   

6. 生産的に時間を使い、強みとなる領域に注力する

   
   お客様もチームのメンバーも、給与計算の管理に煩わされることなく、より大きな展望に向けて注力したいところでしょう。給与計算サービスがニーズに合っていれば、給与計算と人事のプロフェッショナルが管理業務の負担を肩代わりしてくれるため、お客様は主業務に全力を尽くせます。
   
   集中できる時間が増えると、お客様もチームのメンバーも従業員管理をより大局的な視点で捉え、既存の従業員のモチベーションアップやトレーニングの実施、柔軟な働き方に関するポリシーの導入に取り組むことができます。
   
   給与計算サービスを最適化するその他のメリットとして、すべてがあるべき場所に収まることで業務のスピードアップを図れる、という点が挙げられます。給与計算やコンプライアンスに関する疑問に対して、国内外の認定を受けたプロフェッショナルたちからベストプラクティスを共有してもらうことができ、紙ベースからクラウドベースへのシステムの移行がスムーズになります。

尋ねるべき質問

給与計算の変革は気が遠くなる作業に思えるかもしれません。そこで、給与計算サービス業者に尋ねるべき重要な質問をいくつかまとめておきます。[6]

• コストはどれくらいか？
• 自社の会計ソフトウェアをその業者のシステムと簡単に統合できるか？
• 営業時間外にサポートが必要になった場合はどうすればいいか？
• 災害が起きたとき、従業員への支払いはどのように行えばいいか？
• その業者と給与計算を処理する際、どれくらい時間をかける必要があるか？
• その業者は地方税に対応してくれるか？
• すでに会計士や簿記係を雇用している場合はどうすればいいか？
• 年間を通していつでも利用を開始できるか？

ADPと連携して業務を円滑化

どのようなビジネスでも、給与計算は最も重要な業務の1つです。だからと言って、最もストレスを感じる業務でなければならないという不文律はありません。ADPのような定評のある給与計算サービス業者と提携することで、管理業務の負担から解放され、ビジネスのレジリエンスを高められます。

ADPには、140か国の幅広いクライアントに給与計算のマネージドサービスを提供してきた70年以上の経験があります。ADPがどのようにお客様の組織のお役に立つか知りたい方は、ぜひ給与計算のエキスパートにお問い合わせください。